20170902_090421168_iOS

Järjestöt oppivat etäratkaisuista toisiltaan

Miten järjestöt hyötyvät etäkursseista ja mitä niiden suunnittelussa kannattaa huomioida?

Järjestöjen rooli yksilöllisen terveyden ja hyvinvoinnin tukijana korostuu sote- ja alueuudistuksen myötä entisestäänkin. Järjestöt suunnittelevat hyvää vauhtia uusia toimintatapoja, joilla hyvää  yksilöllistä tai ryhmäpohjaista tukea voitaisiin skaalata mahdollisimman monelle maantieteellisestä sijainnista riippumatta. Movendos järjesti tiistaina 5.9.2017 Helsingissä yhdeksän järjestön yhteisen kokoontumisen, jossa luodattiin etäpalvelujen suunnittelemiseen ja käytännön toteutukseen liittyviä konkreettisia kokemuksia ja suosituksia. Mukana oli järjestöjä, jotka ovat jo käyttäneet Movendoksen kehittämää mCoach-etävalmennuspalvelua tai jotka ovat juuri aloittamassa ensimmäisiä etäkurssejaan. Järjestöiltä kerättiin jo etukäteen kysymyksiä, jotka pohdituttavat etäkursseihin liittyen.

Vilkkaan keskustelun pohjalta kokoon saatiin liuta hyviä käytäntöjä, joita on mahdollisuus jakaa ja soveltaa yli järjestö- ja toimijarajojen. Yksilötasolla etäkursseille osallistuneet ovat saaneet hienoja tuloksia, kun esimerkiksi lääkitystä on opittu hyödyntämään oikein, fyysistä tai henkistä kuntoa vahvistettu, palautumista tuettu tai annettu eväitä elämänhallintaan ja toiminnanohjaukseen. Teemojen kirjo on yhtä laaja kuin yhdistystenkin. Tilaisuudessa olivat mukana Suomen Syöpäyhdistys, Pirkanmaan Syöpäyhdistys, Allergia-, iho- ja astmaliitto, Suomen Luustoliitto ry, Kuulo-Auris Oy, Psoriasisliitto ry, Autismi-ja Aspergerliitto ry, Autismisäätiö ja Suomen Migreeniyhdistys.  Pilotteja on käynnissä myös muiden järjestöjen kanssa.

Askelmia ja hyviä käytäntöjä etäkurssien suunnitteluun, viestintään ja toteutukseen

Suunnittelu

  • Alussa kannattaa päättää, suunnitellaanko kurssit järjestössä sisäisesti vai jäsenistöä osallistamalla. Jälkimmäinen vaatii enemmän aikaa ja resursseja. Kursseja pystytään kehittämään jatkuvasti myös palautteen ja vetäjien karttuvan kokemuksen perusteella. Osallistavaa suunnittelua voidaan toteuttaa syvemmin tai kevyemmin osana muuta toimintaa esimerkiksi somessa resurssien ja kohderyhmän tarpeiden mukaan, ja sitä voi tehdä myös jo käynnissä olevan kurssin aikana.
  • Maksullisuus: otetaanko kurssilaisilta pieni osallistumismaksu vai ei, vai ovatko kurssin järjestäminen ja etäteknologiaan liittyvät kulut kokonaan rahoittajan budjetissa? Rahoittajalle etäkursseja ja etäteknologiaa on saatu perustelua sillä, että pienemmällä rahallisella panostuksella saadaan aikaan isoja hyötyjä (mCoach-lisenssimaksut ja etätuen merkitys kurssien vaikuttavuudelle).
  • Kurssien kesto: vaihtelee tällä hetkellä kohderyhmän ja tarpeen mukaan viidestä viikosta useisiin kuukausiin. Oleellisinta on perusteltu kesto ja hyvä kokonaissuunnittelu. Joskus lyhyt jatkokurssikin voi olla paikallaan.
  • Toteutustapa: kokonaan etänä tai esimerkiksi yksilö- tai ryhmätapaamisiin yhdistäen.
  • Kohderyhmänä ryhmät tai yksilöt tai molemmat rinnakkain.
  • Hyödynnetäänkö vertaiskeskustelua? Usein vertaistuesta syntyy isoja hyötyjä, mutta kaikissa tilanteissa ryhmän ei ole tarpeen päästä keskustelemaan keskenään. Yksilölliset tiedot ovat palvelussa suojattuna myös silloin, kun ryhmäkeskustelu on sallittu.
  • Karkea arvio kurssivetäjien ajankäytöstä ja käytännöistä kurssin aikana: seuranta ja palaute sovitulla syklillä yksilölle ja/tai ryhmälle, esimerkiksi tiettynä päivänä tai muuten keskitetysti (ei jatkuvaa läsnäoloa).
  • Kurssivetäjien työnjaosta sopiminen ja käytännöt esimerkiksi poikkeustilanteissa, kuten ammattilaisen sairastuessa. Mahdollisen moniammatillisen tiimin etävalmennuksen työnjaosta sopiminen.
  • Tehtäväsisältöjen suunnitteleminen ja ajoituksen pohtiminen etukäteen valmiiksi helpottaa kurssin toteutusta käytännössä. Tehtävissä kannattaa käyttää erilaista aineistoa videoista äänitiedostoihin, kuviin, linkkeihin ja muihin oheismateriaaleihin.
  • Kursseista viestimisessä ja niiden markkinoinnissa kannattaa korostaa seuraavia asioita:
  • Kurssin markkinoiminen ihmisen omista lähtökohdista, häntä itseään varten, matalalla kynnyksellä.
  • Etävalmennuksen hyödyt arjessa esiin
  • Osallistujalla oltava joko tekniset valmiudet käyttää tietokonetta tai älylaitetta tai halu oppia niiden käyttöä.
  • Orastava motivaatio osallistumiseen olemassa
  • Etenkin alkuvaiheessa kannattaa hyödyntää muiden järjestöjen hyviä kokemuksia etäkursseista, ja kokemusten karttuessa alkaa käyttää oman järjestön hyviä kokemuksia ja palautetta viestinnän tukena.
  • Viestinnässä kannattaa korostaa, että etäkurssilla voi toteuttaa itseään monella tapaa: kurssilainen voi kirjoittaa, piirtää, käyttää kuvia tai videoita tai vain tutustua teemoihin/tehtäviin. Jokaiselle löytyy omanlainen tapa osallistua, vaikka etäkurssin sisältö olisi samankaltaista kaikille osallistujille.
  • Ilmoittautumislomakkeissa kannattaa hyödyntää olemassa olevia hyviä malleja (mm. Allergia-, Iho- ja Astmaliiton ilmoittautumislomake ja tapa viestiä asiasta)

Toteutus

  • Kurssilaisten etävalmennustunnukset kannattaa luoda ennen kurssin alkua. Järjestöissä on käytetty myös ennakkopohdintaviestiä tai järjestön omia saatteita ennen kurssin alkamista.
  • Jokin tehtävä, viesti tai esittelyvideo hyvä olla valmiina odottamassa heti, kun kurssilainen kirjautuu sisään. Osa järjestöistä on toteuttanut esimerkiksi oman etäkurssin esittelyvideon, joka on odottanut kurssilaisia etäkurssin alkaessa.
  • Tavoitteen asettaminen: aloitustapaamisen yhteydessä tai etävalmennuksen alkaessa kannattaa asettaa etävalmennuspalveluun paranevaan elämänlaatuun liittyvä tavoite sekä yksilöä miellyttävä oma tavoitekuva. Tavoitetta kannattaa tarkistaa matkan varrella ja viilata tarpeen mukaan. Mitä kohti ollaan menossa? Tavoitteita kannattaa huomioida myös matkan varrella vaihtuvissa tehtävissä sekä mahdollisessa vertaiskeskustelussa erilaisina teemoina. Kannattaakin pohtia, millainen tavoite liittyy elämänlaatuun, on realistinen ja samalla mitattava?
  • Kurssin materiaalina voi käyttää tehtäviä, viestintää ja videoita: rento tapa käyttää kieltä tukee etävalmennusta. Visuaalisuus tekee kurssin mielenkiintoisemmaksi
  • Viestintä: yksilölle, ryhmälle tai vertaistukena
  • Vertaistuki: yhteiset pelisäännöt, luottamus, avoimuus, voimavarakeskeisyys. Kurssivetäjän osallistuminen etenkin alussa aktiivisemmin.
  • Kurssivetäjän ajankäyttö: suunniteltua mukaillen, muutoksia tarpeen mukaan